Política de Tratamiento de la Información Personal

Marco Jurídico

• Constitución Política, artículo 15
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Decreto 1759 de 2016

Alcance

Será aplicable a todos los datos personales que se registren en las bases de datos con las que cuenta la organización.

Definiciones Legales

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible...
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación...
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor...
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia...

Principios para el Tratamiento de Datos

• Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos personales es una actividad reglada...
• Principio de finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, e informada al titular.
• Principio de límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario...
• Principio de libertad: Los datos personales sólo pueden ser tratados con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal o judicial.
• Principio de veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de transparencia: Se debe garantizar el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales cuyo Tratamiento sea realizado por la organización.
• Principio de Acceso y circulación restringida: El Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.
• Principio de Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley.
• Principio de Incorporación sistemática: Los principios de Protección de Datos Personal se implementarán en todos los procesos y procedimientos de la actividad comercial de la organización.

Derechos del Titular de la Información

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales...
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe...
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley...
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales...
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales

La organización ha adoptado procedimientos para solicitarle, su autorización para el tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Se entenderá que se dio autorización para el tratamiento de sus datos personales cuando ésta se manifieste: por escrito o de manera oral.

No obstante lo anterior, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• Datos de naturaleza pública;
• Casos de urgencia médica o sanitaria;
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
• Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Revocatoria de la Autorización y/o Supresión del Dato

El titular de los datos personales puede en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales

• Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios.
• Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
• Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras.

Procedimiento para la Atención de Solicitudes, Reclamos y Consultas

Solicitar la actualización, modificación, rectificación o supresión de los datos del titular, cuando haya lugar a ello de conformidad con la presente Política y con la Ley aplicable.

El titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas sobre la información personal:

• De manera verbal dirigiéndose a la siguiente dirección: carrera 9 Nº 15-65.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes indicado, se informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para la Atención de Reclamos y Revocatoria de la Autorización

• Revocar la autorización para el tratamiento de datos.
• Presentar reclamos cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes relacionado con el tratamiento de datos personales, de acuerdo con lo previsto en estas Políticas o en la Ley de Protección de Datos Personales.

Revocatoria de la Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos Personales

Por decisión unilateral, libre y voluntaria del titular de los datos personales, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga al titular el deber de permanecer en la base de datos; y cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias al ordenamiento.

Vigencia de la Política de Tratamiento de la Información Personal

La presente política de tratamiento de la información personal rige a partir del 1º enero del año 2017 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.